добрый вечер
В каких случаях необходимо использовать гальваническую развязку интерфейсов вроде RS-422 и т.п и есть ли какие то документы которые это регламентируют?

Обычно "гальванику" применяют для предотвращения
проникания различного рода помех в цифровые цепи управления
для повышения надежности работы в неблагоприятной
электромагнитной обстановке.

ГОСТам все равно как вы внутри выполните монтаж и какими
элементами. Вы должны будете соответствовать требованиям
к вашему изделию в данной отрасли (медицина, впк, транспорт и т.д.).

Вопрос размытый, никто перечень вам писать не будет.
Конкретизируйте.

Аппаратура гражданская, размещается на крыше здания, подключается по интерфейсу RS422 к аппаратуре внутри здания.

Или например гражданская аппаратура размещается внутри здания, соединяется по тому же интерфейсу с аппаратурой в других помещениях.

IMHO, основное назначение гальванической развязки заключено в названии - развязка по постоянному току. Например, если потенциалы земель могут различаться.
А для помехозащиты, как правило, лучше иметь общую толстую землю с одинаковым потенциалом, но, зачастую, это нереально. Гальваническая развязка имеет свою проходную ёмкость, поэтому, в зависимости от условий и типа помех, эти помехи могут пролезать и на изолированную часть.

Помимо упомянутого IMHO ещё бывает грозозащита.
И это, похоже, очень близко к теме, поскольку устройство бывает на крыше.

По теме читать Bitbus, Profibus.
Если у Вас RS4xx не привязанный к какому-либо стандарту/протоколу выше физического уровня, то решать Вам чего и сколько.

Оптоволокно.
Сейчас уже не так дорого для гражданских применений.
Будет дешевле чем пытаться навесить несколько
ступеней защиты от грозовых перенапряжений.
+ выгорание одного из ваших полукомплектов как минимум.

Оптоволокно к сожалению будет слишком дорого для такого устройства. Хотя мысль интересная. Интересно а как регламентируется грозозащита для устройств размещаемых на крыше? Есть ли какие то правила?

Нет таких ГОСТов, но RS485/422 надо всегда изолировать от всех остальных цепей - процессора, внешнего питания... Совесть надо иметь! Если интерфейсная цепь не изолирована, то кабель, который может быть длиной до километра, представляет из себя антену, которая гальванически связана с процессором. А если с кабелем что-то случится. Например он замкнёт не зёмлю, или хуже того на фазу, то горе Вашим приборам. Мне однажды задали вопрос - как поступить если RS485 не изолирован? Я ответил - применять другое оборудование, у которого RS485 изолирован.

Регламентируется: ГОСТ Р МЭК 62305-1 -2010, ГОСТ Р МЭК 62305-2 -2010.
Но лучше сразу импортный IEC 62305, который состоит из 5 частей.